Tips Rapat Efektif
Tips Rapat Efektif

Terkadang rapat bisa menjadi sesuatu yang membosankan dan membuang waktu, bahkan ada juga rapat yang tidak menghasilkan apapun. Tetapi ada juga rapat yang menyenangkan, terutama ketika anda menjadi bintang di rapat tersebut. Anda mungkin bukan pemimpin rapat, tetapi anda mengetahui posisi dan tugas khusus anda di rapat tersebut. Anda sudah mempersiapkan dengan baik, mencari data-data pendukung, hingga menemukan sesuatu yang baru dan akan menarik perhatian para peserta rapat. Memang masih ada kemungkinan ada kebosanan di rapat tersebut, tetapi anda yang mengatur seberapa besar level kebosanan tersebut.

Berikut ini adalah beberapa fakta mengenai rapat:
1. Manusia selalu menginginkan ekspektasi mereka terpenuhi. Oleh karena, agenda rapat adalah komponen yang sangat penting. Agenda rapat tersebut menggambarkan topik apa yang akan dibahas, baik itu mengenai perbaikan (improvement), pemecahan masalah, atau yang lain. Jadi yang penting dilakukan adalah pastikan agenda rapat dapat selesai dibahas dan diputuskan tanpa memerlukan waktu lama.
2. Manusia selalu menginginkan keberadaan mereka mempunyai manfaat. Para peserta rapat akan antusias mengikuti rapat jika rapat tersebut bermanfaat untuk pekerjaan mereka. Jadi kehadiran mereka di rapat tersebut bukan tambahan pekerjaan, tetapi bagian dari pekerjaan. Anda mungkin tidak mempunyai wewenang terhadap siapa saja yang akan mengikuti rapat, tetapi anda harus memastikan rapat atau yang anda sampaikan dalam rapat bermanfaat atau relevan bagi setiap peserta rapat. Atau setidaknya berikan perhatian dan kontak mata terhadap setiap peserta rapat.
3. Respons negatif seringkali tidak berasal dari hal besar. Hal kecil yang dirasakan oleh peserta rapat bisa menjadi faktor suatu rapat menjadi tidak fokus dan menghabiskan waktu lebih lama. Anda harus menentukan prioritas dengan baik dan relevan bagi peserta rapat.

Jika anda bisa memilih tempat dan kondisi ruangan rapat, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Datang lebih awal lebih baik daripada terlambat.
2. Ruangan kecil lebih baik daripada ruangan yang terlalu besar.
3. Lebih sedikit peserta rapat lebih efektif.
4. Jaga suhu ruangan rapat jangan terlalu panas atau terlalu dingin.
5. Cahaya alami lebih baik daripada cahaya buatan / lampu.
6. Jika sedang tidak berbicara, lebih baik diam daripada mengetukkan pulpen ke meja.

Jadi, selalu mempersiapkan dengan baik untuk ide atau pendapat yang ingin disampaikan di rapat agar menarik perhatian dan relevan bagi setiap peserta rapat. Maka rapat tidak akan menjadi membosankan dan membuang waktu.

Contact us : 021 - 50265628 | info@erudite-indonesia.com

 

  •  

  •  

  •